اهمیت ونقش برنامه تحول اداری در سازمان ها

                                                           بسمه تعالی

اهمیت ونقش برنامه تحول اداری در سازمان ها  

                                                                                    صمدجعفرپور دکترای مدیریت استراتژیک

مقدمه 

نظام اداری درهرسازمان به دلیل ارتباط مستقیم ورودرو باآحاد ولایه های مختلف اجتماع ازاهمیت بیشتری برخورداراست لذابرخورداری ازیک نظام منسجم ،کارآمد،شفاف وپاسخگوهمواره ازدغدغه های مدیران وسیاستگزاران میباشد.زیرامقدمه نظام اداری هرسازمانی،سیستم تنظیم کننده کلیه فعالیتهابرای نیل به هدف هایی است که از پیش تعین شده است .امروزه نیزبه لحاظ شرایط روز وپیشرفت فناوری ،اطلاعات وتکنولوژی درعرصه رقابت جهانی ضرورت تحول اداری درسازمان هابیشتر احساس می شود.

تحول اداری  :

1) مفهوم تحول اداری

تحول یعنی تغییر در شکل و ساختار یا ماهیت یک چیز و هدف از 

تحول اداری عبارت است از تقویت توانمندی های نظام اداری در جهت ایفای کارآمد و ظایف و نقش فعلی سازمان به عبارتی انطباق نقش ها ، توانمندی ها و قابلیت های نظام اداری است که برای توسعه ضروری می باشد . تحول اداری فرآیند همچون مشارکت عمومی کارکنان ، اصلاح ساختارهای اداری  مناسب، وظایف ،اختیارات ، توانمندسازی کارکنان و مدیران ، پاسخگویی در مقابل شهروندان ، نظارت بر نظام اداری و توسعه شیوه های اطلاعاتی و ... را دنبال می کند.

عناصر کلیدی در تحول اداری

اهداف تحول اداری

الف  ) افزایش سازگاری بین ساختار ، فرآیند ها ، استراتژی ، افراد و فرهنگ سازمان

ب ) ایجاد و توسعه راه حلهای نو و خلاقانه در سازمان

ج ) توسعه توانایی نوسازی سازمان

برنامه تحول اداری :

سازمان امور اداری و استخدامی کشور با توجه به مشکلات روز افزون ناشی از نا کارآمدی سیستم اداری کشور و نارضایتی مردم از خدمات دستگاه های دولتی اقدام به تهیه اولین برنامه تحول اداری پرداخت .

برنامه مزبور شامل اصلاح تعدادی از روشهای انجام کار ، قوانین و مقررات و ساختار هاو تشکیلاتی و آموزش نیروی انسانی بود که این برنامه تا حد قابل توجهی با توجه به اقدامات انجام یافته در این حوزه، به نتایجی رسیده است که مدیران و کارکنان سازمانها با شناخت نسبی از نقاط ضعف و قوت ، تهدیدات و فرصت ها دست به اقداماتی عملی در زمینه برنامه ریزی و اصلاح نظام اداری زدند و دریافتند که تحول اداری یک ضرورت اجتناب ناپذیر است لذا به منظور انجام برنامه ریزی لازم اصولی و صحیح، در کل می توان برنامه جامع تحول اداری را در دو جزء خلاصه کرد  .

الف) برنامه تحول در فعالیت های اختصاص :

 این برنامه به ارتقاء فعالیت از اختصاصی سازمان ها  که درشرح وظایف و ماموریت آنان آمده است می پردازد .

ب)  برنامه ای تحول در فعالیت های عمومی

1- برنامه منطقی کردن اندازه دستگاه

2- برنامه تحول در ساختار تشکیلاتی

3- برنامه تحول در نظام مدیریتی

4- برنامه تحول در نظام استخدامی

5- برنامه آموزش و بهسازی نیروی انسانی

6- برنامه اصلاح فرآیندها ، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری

7- برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری

بنا براین یکی از مسایلی که می تواند در نوسازی وتحول اداری نقش داشته باشد برنامه ریزی وانجام اقدامات  در جهت تامین وبرگزاری دوره های آموزشی مورد نیاز کارکنان می باشد که با انجام فعالیت های اموزشی وترویج واطلاع رسانی فضا وشرایط لازم برای تحقق تحول اداری با مشارکت همگان فراهم گردد واز سویی نیز توجه به اصلاح وبهبود  برخی سیستمها وروشها در سازمان با انتقال تجربیات موفق والگوگیری وتوجه به محور تامین رفاه کارکنان به همرا ه آموزش وبهسازی نیروی انسانی بعنوان راهبرد اساسی توسعه منابع انسانی یکی از ضرورتهای اجتناب ناپذیر در سازمانها می باشد علاوه بر آن می توان با تغییر محتوای آموزش کارکنان با هدف رویکرد آموزشهای مهارتی وکاربردی ، اصلاح ترکیب نیروی انسانی ، فراهم نمودن امکان حضور مردم در تشکلهای غیر دولتی، ارزیابی عملکرد مدیریت ، افزایش مشارکت کارکنان ومدیران تحول گرا در مواجهه با تغییرات در راستای  نیل به پویایی و انعطاف پذیری سازمان بعنوان یک راهبرد اساسی رسیدن به اهداف تحول سازمان رابرای مدیریت نوین هدایت نمود.

البته افرادی در سازمانها وجود دارند که معتقدند  روشهای فعلی سازمان درست است و نیازی به تغییراتی  پیشنهاد شده نیست باید با درک صحیح از طرز تفکر افراد  در نقش وتفکرات افراد تغییراتی بوجود آورد وبا توانمند سازی کارکنان ومدیران وتشویق آنان برای ایجاد خلاقیت وابتکارات ویافتن وبکارگیری رویه ها وروشهای کاری جدید وبهتروباغلبه بر موانع پیشرو، سازمان را مدیریت نمود و به منظور رفع موانع واجرای برنامه واستراتژیها اقدامات  زیر را انجام داد.

1-    برای ایجاد تحو.ل اساسی عمل در چارچوب چشم انداز بیست ساله جمهوری اسلامی ایران وسیاستهای اصل44 قانون اساسی لازم وضروریست .

2-    تقویت جنبه های مثبت وبکارگیری موثر آنها در اصلاح نظام تحول اداری.

3-    شناسایی واستفاده از نیروهای وفادار وکار آمد.

4-    توجه به منابع انسانی بعنوان یک استراتژی سازمانی ومشارکت آنها در نوسازی وتحول اداری و بهره گیری از تخصص وتجربیات آنها

5-    ایجاد احساس همکاری وهمگرایی میان مدیران وکارکنان

نوسازی و تحول اداری یکی از اساسی ترین نیازهای تغییراتی است که عمده وظایف این واحد مطالعات میدانی ازعملکرد سازمانی، تعیین کارآیی و بهره وری نیروی انسانی و در نهایت شناسایی نقاط قوت وضعف و برنامه ریزی برای اصلاح برون داد سازمان وافزایش بهره وری سازمانی می باشد.

استراتژیهای واحد نوسازی وتحول اداری

-        نگرش جامع نه بخشی به ایجاد تحول در سطح سازمان

-        توسعه فناوری اطلاعات و تکنولوژی در سازمان

-        نهادینه کردن سیستم ارزیابی مستمر با گزارشگیری مدیریتی

-        نهادینه کردن تحقیق و توسعه بصورت طرحهای پژوهشی و مستند سازی فعالیت ها

-        اهتمام برای حرکت کردن مسیر به جهت بازنگری و بهبود الگوهای موجود در جهت افزایش بهره وری در اجزاء ستادی

-        اهتمام در ارتقاء و نهادینه کردن سیستم مدیریت مشورتی و مشارکت و تمرکز زدایی مبتنی بر دانش روز در مدیریتهای ستادی واجرایی

-        حفظ وتقویت گروه نوسازی و تحول اداری بعنوان واحد نظارتی و برنامه ریزی با رویکرد بهبود مستمر سیستم

-        ارتباط مستقیم ومستمر و نزدیک با معاونت برنامه ریزی و توسعه بعنوان مرکز مادر تخصصی

-        اولویت قرار دادن برنامه هفت گانه بر اساس اقدامات قانون مدیریت خدمات کشوری و تصمیم سازی برای مدیران ارشد و افزایش میزان رضایت مندی کارکنان و ارباب رجوع و کاهش شکایات با تدوین برنامه های مناسب برای ارتقای سطح رضایتمندی و اعتماد مردم بعنوان یکی از شاخص های تحول اداری

-        اهتمام به برقراری فرآیندهای عزل ونصب و جذب و بکارگیری مدیران کارآمد

نتیجه گیری:

             با توجه به اینکه تحول اداری عبارتست از انطباق توانمندیها و قابلیت ارتقاء نظام اداری است و فرآیند متعددی همچون مشارکت عمومی کارکنان یا اصلاح ساختاراداری مناسب، وظایف ،اختیارات، توانمند سازی کارکنان و مدیران ، پاسخگویی در مقابل شهروندان ، نظارت بر نظام اداری و توسعه و شیوه های اطلاعاتی را دنبال می کندبایستی با بکارگیری عناصرکلیدی و برنامه ریزی و انجام اقدامات لازم واصلاح و بهبود برخی سیستم ها و روشها در دستگاها وتوجه به تغییر نگرش در بینش افراد و بکارگیری رویه ها و روشهای جدید سازمان را به سمت مطلوبیت پیش برد. لذا یکی از مسایلی که در نوسازی و تحول اداری  می تواند کارسازو نقش آفرین در سازمانها باشد،برنامه ریزی برای این امر مهم است که با شناسایی نقاط ضعف و قوت ها ،تهدیدات و فرصت ها می توان به اقدامات عملی در زمینه برنامه ریزی واصلاح نظام اداری دست زد   که در تحول اداری نقش بسزایی داشته باشد. منجمله از برنامه ها که در کل در هفت برنامه اشاره شد می توان اقدامات قابل توجهی را انجام و شاهد شکوفایی و پویایی سازمانها درعصر کنونی شد.